Trong bối cảnh hóa đơn điện tử trở thành công cụ bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp, việc phát sinh sai sót trong quá trình lập và phát hành hóa đơn là điều khó tránh khỏi. Xử lý hóa đơn sai quy định không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro về thuế, phạt hành chính và giảm thiểu tổn thất tài chính.
Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết từ khái niệm, quy định pháp luật đến các bước thực tế để điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn điện tử một cách đúng chuẩn.
Hóa đơn điện tử là gì?
Để hiểu rõ cách xử lý hóa đơn sai quy định, trước hết cần nắm vững khái niệm về hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được quy định chi tiết tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích vượt trội so với hóa đơn giấy:
- Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển.
- Thuận tiện: Lập, gửi, nhận hóa đơn nhanh chóng qua mạng internet.
- Bảo mật và an toàn: Dữ liệu được mã hóa, giảm thiểu rủi ro làm giả, mất mát.
- Minh bạch: Giúp cơ quan thuế dễ dàng quản lý và kiểm soát.
Các trường hợp hóa đơn không hợp lệ phổ biến
Một hóa đơn điện tử có thể bị coi là hóa đơn không hợp lệ nếu vi phạm các quy định về hình thức hoặc nội dung. Việc nhận diện đúng các trường hợp này là bước đầu tiên để xử lý hóa đơn sai quy định.
Sai sót về hình thức/tiêu thức bắt buộc:
- Sai mã số thuế của người bán/người mua: Đây là lỗi rất phổ biến, dễ dẫn đến việc không thể kê khai thuế.
- Sai địa chỉ, tên đơn vị của người mua/người bán: Mặc dù không ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế nhưng cần phải điều chỉnh để đảm bảo thông tin chính xác.
- Thiếu các thông tin bắt buộc: Ví dụ, thiếu tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán/người mua; thiếu ký hiệu, số hóa đơn; thiếu ngày tháng năm lập hóa đơn.
- Hóa đơn chưa có chữ ký số của người bán/người mua (nếu là hóa đơn có mã của cơ quan thuế) hoặc không đúng định dạng XML.
- Hóa đơn chưa được cấp mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã) hoặc chưa được truyền nhận dữ liệu (đối với hóa đơn không mã).
- Mã của cơ quan thuế không hợp lệ.
Sai sót về thông tin là lỗi thường gặp cần xử lý hóa đơn sai quy định kịp thời.
Sai sót về nội dung/số liệu:
- Sai sót về tên hàng hóa, dịch vụ: Ghi sai tên sản phẩm, dịch vụ.
- Sai sót về số lượng, đơn giá, thành tiền: Đặc biệt là sai sót về số tiền, thuế suất, tổng tiền thanh toán, làm ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ thuế.
- Sai sót về thuế suất GTGT hoặc tiền thuế GTGT: Đây là lỗi nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế phải nộp hoặc được khấu trừ.
Các trường hợp khác:
- Hóa đơn đã bị cơ quan thuế thông báo không có giá trị sử dụng.
- Hóa đơn lập khống, hóa đơn giả.
- Hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn, ngừng hoạt động.
Quy định pháp luật về xử lý hóa đơn sai quy định
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, khi phát hiện sai sót trong quá trình xuất hóa đơn, doanh nghiệp cần thực hiện xử lý hóa đơn sai quy định theo đúng trình tự pháp luật. Điều này giúp đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ và tránh rủi ro bị xử phạt.
- Nếu chưa gửi hóa đơn cho người mua: Doanh nghiệp có thể hủy hóa đơn sai trực tiếp trên hệ thống và lập hóa đơn mới để thay thế.
- Nếu đã gửi hóa đơn cho người mua nhưng chưa kê khai thuế: Hai bên phải lập biên bản ghi nhận sai sót, sau đó tiến hành hủy hoặc điều chỉnh hóa đơn điện tử theo quy định.
- Nếu hóa đơn đã được kê khai thuế: Doanh nghiệp phải phát hành hóa đơn điều chỉnh, thể hiện rõ nội dung điều chỉnh tăng hoặc giảm.
Tuân thủ quy định về xử lý hóa đơn sai quy định không chỉ đảm bảo tính minh bạch trong kế toán mà còn giúp doanh nghiệp tránh mức phạt từ 2 – 8 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn kế toán doanh thu chi phí theo chuẩn mực kế toán Việt Nam
Quy trình điều chỉnh và hủy hóa đơn điện tử chi tiết
Việc xử lý hóa đơn sai quy định thông qua thủ tục điều chỉnh và hủy hóa đơn điện tử cần tuân thủ một quy trình nhất quán trên hệ thống.
1. Quy trình hủy hóa đơn điện tử
Áp dụng khi hóa đơn sai sót nghiêm trọng hoặc chưa gửi người mua:
- Kiểm tra điều kiện hủy: Xác định hóa đơn có đủ điều kiện để hủy hay không (chưa gửi người mua; hoặc đã gửi nhưng sai sót quá nghiêm trọng như sai mã số thuế người mua, sai thông tin không thể điều chỉnh được).
- Lập biên bản hủy (nếu đã gửi người mua): Người bán và người mua lập biên bản thỏa thuận hủy hóa đơn. Biên bản này là căn cứ pháp lý để thực hiện.
- Lập Thông báo hủy hóa đơn (Mẫu 04/SS-HĐĐT): Người bán lập và gửi thông báo này đến cơ quan thuế thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
- Thực hiện hủy trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử: Người bán truy cập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử, chọn chức năng hủy hóa đơn, nhập số hóa đơn cần hủy và xác nhận. Hệ thống sẽ ghi nhận trạng thái “Đã hủy” cho hóa đơn đó.
- Lập hóa đơn mới (nếu cần): Sau khi hủy thành công, người bán lập hóa đơn điện tử mới với thông tin chính xác để thay thế hóa đơn đã hủy. Hóa đơn mới này cũng được ký số và gửi đến người mua, sau đó truyền dữ liệu về cơ quan thuế.
Doanh nghiệp phải lập thông báo hủy hóa đơn và gửi cơ quan thuế khi thực hiện xử lý hóa đơn sai quy định.
2. Quy trình điều chỉnh hóa đơn điện tử
Áp dụng khi hóa đơn sai sót không quá nghiêm trọng và đã gửi người mua (ví dụ: sai số tiền, thuế suất, tên hàng hóa):
- Lập biên bản điều chỉnh (nếu có thỏa thuận giữa hai bên): Người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sai sót và thống nhất phương án điều chỉnh hóa đơn.
- Lập Thông báo về việc hóa đơn có sai sót (Mẫu 04/SS-HĐĐT): Người bán lập và gửi thông báo này đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử, trong đó ghi rõ hóa đơn gốc bị sai sót và thông tin về hóa đơn điều chỉnh.
- Thực hiện điều chỉnh trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử:
- Người bán truy cập vào hệ thống, chọn chức năng “lập hóa đơn điều chỉnh” hoặc “lập hóa đơn thay thế” (tùy trường hợp).
- Nhập thông tin của hóa đơn gốc cần điều chỉnh/thay thế.
- Nhập các nội dung điều chỉnh (tăng/giảm) hoặc toàn bộ nội dung đúng (đối với hóa đơn thay thế).
- Hóa đơn điều chỉnh/thay thế phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn số [số hóa đơn gốc], ký hiệu [ký hiệu hóa đơn gốc], ngày [ngày hóa đơn gốc]” hoặc “Thay thế cho hóa đơn số [số hóa đơn gốc], ký hiệu [ký hiệu hóa đơn gốc], ngày [ngày hóa đơn gốc]”.
- Ký số và gửi hóa đơn điều chỉnh/thay thế: Sau khi hoàn thành việc lập, người bán ký số hóa đơn điều chỉnh/thay thế và gửi cho người mua. Đồng thời, hóa đơn này được truyền đến cơ quan thuế.
- Kê khai điều chỉnh bổ sung (nếu cần): Nếu hóa đơn đã kê khai thuế, doanh nghiệp phải thực hiện kê khai điều chỉnh, bổ sung tờ khai thuế GTGT/TNDN theo quy định.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn kê khai thuế chuyển nhượng bất động sản cho doanh nghiệp
Những rủi ro khi không xử lý hóa đơn sai quy định kịp thời và đúng cách
Việc chậm trễ hoặc xử lý hóa đơn sai quy định không đúng cách có thể dẫn đến nhiều hệ lụy nghiêm trọng cho doanh nghiệp.
Rủi ro về thuế
- Bị phạt vi phạm hành chính: Nếu không thực hiện điều chỉnh hóa đơn hoặc hủy hóa đơn kịp thời, doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính về hành vi lập hóa đơn sai quy định. Mức phạt có thể từ vài trăm nghìn đến hàng chục triệu đồng tùy mức độ.
- Bị truy thu thuế và phạt chậm nộp: Nếu sai sót dẫn đến việc kê khai sai số thuế GTGT hoặc TNDN, doanh nghiệp có thể bị truy thu số thuế thiếu và phạt chậm nộp tính trên số thuế bị truy thu.
- Không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào: Người mua có thể không được khấu trừ thuế GTGT nếu sử dụng hóa đơn không hợp lệ.
- Không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN: Các hóa đơn chi phí không hợp lệ sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ, làm tăng lợi nhuận tính thuế và số thuế TNDN phải nộp.
- Rủi ro về việc bị đánh giá là gian lận thuế: Trong trường hợp nghiêm trọng, nếu cơ quan thuế phát hiện có dấu hiệu cố ý lập hóa đơn sai sót để trốn thuế, doanh nghiệp có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
Rủi ro về uy tín và quan hệ đối tác
- Việc thường xuyên phát hành hóa đơn không hợp lệ hoặc chậm trễ trong việc xử lý hóa đơn sai quy định có thể làm giảm uy tín của doanh nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác.
- Gây phiền hà và tốn thời gian cho khách hàng/đối tác khi phải cùng doanh nghiệp thực hiện các thủ tục điều chỉnh hóa đơn hoặc hủy. Điều này có thể ảnh hưởng đến mối quan hệ kinh doanh lâu dài.
Rủi ro về kiểm tra, thanh tra thuế
- Hóa đơn sai sót là một trong những dấu hiệu đầu tiên mà cơ quan thuế sẽ chú ý khi thực hiện kiểm tra, thanh tra doanh nghiệp. Điều này có thể dẫn đến việc cơ quan thuế kiểm tra sâu rộng hơn các hoạt động tài chính, kế toán khác của doanh nghiệp.
Không xử lý hóa đơn sai quy định đúng cách làm giảm độ tin cậy của báo cáo tài chính và ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp.
Xử lý hóa đơn sai quy định và điều chỉnh hóa đơn điện tử là kỹ năng thiết yếu trong kỷ nguyên số. Nắm vững quy định về hóa đơn không hợp lệ, hủy hóa đơn, và điều chỉnh hóa đơn giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật. Điều này cũng đảm bảo tính minh bạch, chính xác cho hệ thống kế toán giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro tài chính.
Quy định về hóa đơn điện tử ngày càng chặt chẽ và cập nhật liên tục và nếu tự xử lý tình huống phức tạp có thể gây nhiều thách thức. Nếu doanh nghiệp bạn gặp khó khăn trong việc xử lý hóa đơn sai quy định, hãy liên hệ Kế toán Sao Kim. Đội ngũ chuyên gia tại Sao Kim giàu kinh nghiệm và am hiểu sâu sắc các quy định pháp luật thuế.
Chúng tôi cam kết mang đến dịch vụ tư vấn và hỗ trợ chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp bạn an tâm hoạt động và phát triển bền vững. Liên hệ ngay Kế toán Sao Kim qua hotline: 0879 299 777 để được tư vấn miễn phí!
