Hồ sơ và thủ tục xin cấp sổ đỏ lần đầu năm 2025

Bước 1: Nộp hồ sơ

Căn cứ theo khoản 1 Điều 31 và điểm a khoản 1 Điều 21 Nghị định 101/2024/NĐ-CP. Hộ gia đình, cá nhân nộp 01 bộ hồ sơ đầy đủ đến bộ phận một cửa theo quy định của UBND cấp tỉnh về việc tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính tại cấp tỉnh, huyện, xã. Hồ sơ sẽ được nộp tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền, bao gồm UBND cấp tỉnh, cấp huyện hoặc cấp xã tùy vào quy định của từng địa phương.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ sẽ thực hiện kiểm tra và xác nhận các giấy tờ trong hồ sơ. Sau đó, cơ quan sẽ hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ. Sau khi tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ, cơ quan sẽ chuyển hồ sơ đến UBND cấp xã để tiếp tục xử lý các thủ tục cần thiết trong quá trình cấp sổ đỏ lần đầu.

Bước 3: UBND cấp xã thực hiện

Xác nhận hiện trạng sử dụng đất có hay không có nhà ở và công trình xây dựng; tình trạng về tranh chấp.

Ngoài ra, căn cứ vào từng trường hợp cụ thể, UBND cấp xã xác nhận các nội dung sau:

• Trường hợp có giấy tờ về quyền sử dụng đất: UBND cấp xã sẽ xác nhận đất sử dụng ổn định nếu có giấy tờ hợp pháp chứng minh quyền sử dụng đất.
• Trường hợp không có giấy tờ về quyền sử dụng đất: UBND cấp xã sẽ xác nhận nguồn gốc sử dụng đất và việc sử dụng đất ổn định, mặc dù không có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng.
• Trường hợp đề nghị công nhận mục đích phi nông nghiệp: UBND cấp xã sẽ xác nhận sự phù hợp với quy hoạch nếu người dân đề nghị sử dụng đất vào mục đích phi nông nghiệp (như xây dựng công trình, nhà ở, v.v.).
• Trường hợp lấn chiếm hành lang bảo vệ công trình, lòng, lề đường: UBND cấp xã sẽ xác nhận sự phù hợp với quy hoạch nếu có hành vi lấn chiếm các khu vực này.
• Trường hợp lấn chiếm đất nông, lâm trường: Nếu có hành vi lấn chiếm đất thuộc nông, lâm trường đã được nhà nước giao, UBND cấp xã sẽ xác nhận sự phù hợp với quy hoạch lâm nghiệp, đặc biệt đối với rừng phòng hộ, rừng đặc dụng.

Khi xác nhận sự phù hợp quy hoạch thì UBND cấp xã xác nhận căn cứ theo quy hoạch có hiệu lực tại thời điểm được xác nhận.

Đồng thời, nếu người sử dụng đất có nhu cầu cấp Sổ đỏ thì thực hiện niêm yết công khai các nội dung xác nhận ở trên tại trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã, khu dân cư nơi có đất, tài sản gắn liền với đất trong thời gian 15 ngày, đồng thời thực hiện xem xét giải quyết các ý kiến phản ánh về nội dung đã công khai (nếu có). Ngược lại, nếu không có nhu cầu cấp sổ đỏ thì chỉ thực hiện xác nhận các thông tin ở trên.

Bước 4: Kiểm tra, đo đạc, xác minh trích đo địa chính

Cơ quan chức năng quản lý đất đai cấp huyện thực hiện các công việc:

– Trích lục bản đồ địa chính (đối với nơi mà đã có bản đồ địa chính).

– Đối với nơi chưa có bản đồ địa chính và trong hồ sơ đăng ký cấp Giấy chứng nhận đã có mảnh trích đo thì đề nghị Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai (VPĐKĐĐ) kiểm tra, ký duyệt mảnh trích đo.

Nếu trong hồ sơ đăng ký chưa có mảnh trích đo thì đề nghị cho Chi nhánh VPĐKĐĐ thực hiện việc trích đo bản đồ địa chính.

Chi nhánh VPĐKĐĐ tiến hành kiểm tra, ký duyệt mảnh trích đo hoặc thực hiện trích đo bản đồ trong vòng 05 ngày làm việc tính từ ngày nhận được đề nghị của cơ quan quản lý đất đai cấp huyện (chi phí do người sử dụng đất trả).

– Nếu người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất có nhu cầu chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và công trình xây dựng mà không có giấy tờ quy định thì gửi văn bản lấy ý kiến của cơ quan có chức năng quản lý xây dựng cấp huyện về việc đủ điều kiện tồn tại nhà ở và công trình xây dựng đó.

Trong vòng không quá 03 ngày làm việc cơ quan quản lý về xây dựng cấp huyện phải trả lời bằng văn bản cho cơ quan quản lý đất đai.

– Kiểm tra về điều kiện được cấp Giấy chứng nhận đối với trường hợp người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất muốn cấp Giấy chứng nhận.

– Chuyển Thông báo xác nhận về kết quả đăng ký đất đai theo Mẫu số 03/ĐK được ban hành kèm theo Nghị định 101/2024/NĐ-CP đến nơi nộp hồ sơ để trả cho người yêu cầu đăng ký đối với trường hợp không đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận.

Đồng thời chuyển hồ sơ đến Văn phòng đăng ký đất đai để lập và cập nhật thông tin đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất vào hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai.

– Trường hợp đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận thì gửi Phiếu chuyển thông tin để xác định nghĩa vụ tài chính theo Mẫu số 12/ĐK được ban hành kèm theo Nghị định 101/2024/NĐ-CP đến cơ quan thuế để xác định và thông báo thu nghĩa vụ tài chính người sử dụng đất.

Đồng thời chuyển hồ sơ đến Văn phòng đăng ký đất đai để lập và cập nhật thông tin đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất vào hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai.

Bước 5: Người có nhu cầu thực hiện nghĩa vụ tài chính

Trong bước này người dân chỉ cần lưu ý vấn đề sau:

– Khi nhận được thông báo của chi cục thuế thì hộ gia đình, cá nhân có nghĩa vụ đóng các khoản tiền theo thông báo như: Lệ phí cấp Giấy chứng nhận, tiền sử dụng đất (nếu có), lệ phí trước bạ, phí thẩm định hồ sơ (nếu có).

– Khi nộp tiền xong thì giữ hóa đơn, chứng từ để xác nhận việc đã thực hiện nghĩa vụ tài chính và xuất trình khi nhận Giấy chứng nhận.

Lưu ý: Chỉ được nhận Giấy chứng nhận khi đã nộp xong các khoản tiền, trừ trường hợp ghi nợ tiền sử dụng đất.

Bước 6: Trả kết quả

Theo Điều 36 Nghị định 101/2024/NĐ-CP, sau khi nhận được thông báo về việc hoàn thành nghĩa vụ tài chính/được ghi nợ nghĩa vụ tài chính, trừ trường hợp Nhà nước cho thuê đất trả tiền hàng năm, cơ quan quản lý đất đai cấp huyện thực hiện:

– Lập tờ trình theo Mẫu số 09/ĐK ban hành kèm theo Nghị định 101/2024/NĐ-CP trình UBND cấp huyện ký Giấy chứng nhận.

Trường hợp thuê đất thì trình UBND cấp huyện ký quyết định cho thuê đất, ký Giấy chứng nhận; và thực hiện ký hợp đồng thuê đất.

– Chuyển Giấy chứng nhận, hợp đồng thuê đất (nếu thuộc trường hợp thuê đất) cho cơ quan tiếp nhận hồ sơ để trao cho người sử dụng đất.

– Chuyển hồ sơ cùng bản sao Giấy chứng nhận đã cấp đến VPĐKĐĐ để cập nhật và chỉnh lý hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai.