Hồ sơ, quy trình thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, nhiều doanh nghiệp nước ngoài lựa chọn thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam để mở rộng thị trường và tìm kiếm cơ hội kinh doanh. Đây là mô hình giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận khách hàng, nghiên cứu thị trường mà không cần thực hiện các hoạt động kinh doanh trực tiếp. Tuy nhiên, để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, doanh nghiệp cần hiểu rõ điều kiện, hồ sơ và quy trình thành lập văn phòng đại diện.

1. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Theo Luật Thương mại 2005 và Nghị định 07/2016/NĐ-CP, công ty nước ngoài muốn thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam phải đáp ứng các điều kiện sau:

a. Điều kiện về công ty mẹ

• Công ty nước ngoài phải được thành lập và hoạt động hợp pháp theo pháp luật của nước sở tại.
• Đã hoạt động ít nhất 01 năm kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương.
• Nếu công ty mẹ có nhiều văn phòng đại diện tại Việt Nam, mỗi văn phòng phải hoạt động đúng phạm vi được cấp phép.

b. Điều kiện về ngành nghề hoạt động

• Ngành nghề kinh doanh của công ty mẹ phải phù hợp với quy định pháp luật Việt Nam.
• Không thuộc các lĩnh vực bị cấm hoặc hạn chế theo quy định của Nhà nước Việt Nam.
• Nếu hoạt động trong ngành nghề đặc thù (tài chính, bảo hiểm, y tế…), có thể cần thêm giấy phép con từ cơ quan chuyên ngành.

c. Điều kiện về người đứng đầu văn phòng đại diện

• Có quốc tịch hợp pháp và không thuộc diện bị cấm đảm nhiệm chức vụ quản lý.
• Không đồng thời là người đứng đầu chi nhánh hoặc văn phòng đại diện khác của cùng công ty mẹ tại Việt Nam.
• Nếu là người nước ngoài, phải có giấy phép lao động hoặc thuộc diện miễn giấy phép lao động theo quy định.

d. Điều kiện về địa điểm đặt văn phòng đại diện

• Văn phòng đại diện phải có địa chỉ cụ thể, hợp pháp tại Việt Nam (không được đặt tại chung cư, nhà tập thể nếu không có chức năng thương mại).
• Không được thực hiện hoạt động kinh doanh sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam.

e. Điều kiện về tuân thủ pháp luật Việt Nam

• Cam kết thực hiện báo cáo hoạt động định kỳ theo quy định của Bộ Công Thương hoặc Sở Công Thương.
• Chỉ thực hiện các chức năng như nghiên cứu thị trường, xúc tiến thương mại, hỗ trợ công ty mẹ mà không được thực hiện mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ sinh lời tại Việt Nam.

Những điều kiện trên giúp đảm bảo rằng văn phòng đại diện hoạt động đúng quy định và hỗ trợ hiệu quả cho công ty mẹ trong quá trình mở rộng thị trường tại Việt Nam.

2. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Tại Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định về hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện gồm:

(1) Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

(2) Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;

(3) Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;

(4) Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

(5) Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

(6) Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

– Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;

– Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 28 Nghị định 07/2016/NĐ-CP và quy định pháp luật có liên quan.

Lưu ý: Tài liệu (2), (3), (4), (5) (đối với trường hợp bản sao hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện là người nước ngoài) phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Tài liệu (2) phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

3. Quy trình thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Quy trình thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Quy trình thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam gồm các bước chính sau đây:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện

Doanh nghiệp nước ngoài cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định, bao gồm:

• Đơn đề nghị cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty mẹ (hợp pháp hóa lãnh sự, dịch công chứng).
• Báo cáo tài chính hoặc tài liệu chứng minh hoạt động của công ty mẹ.
• Quyết định bổ nhiệm trưởng văn phòng đại diện.
• Bản sao hộ chiếu/CMND/CCCD của trưởng văn phòng đại diện.
• Hợp đồng thuê trụ sở văn phòng tại Việt Nam.
• Giấy ủy quyền (nếu có).

Lưu ý:

• Các tài liệu từ nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự trước khi sử dụng tại Việt Nam.
• Hồ sơ cần dịch thuật sang tiếng Việt và công chứng theo quy định.

Bước 2: Nộp hồ sơ xin cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện

Nơi nộp hồ sơ:

• Sở Công Thương: Nếu công ty mẹ hoạt động trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ, bán lẻ…
• Bộ Công Thương: Nếu công ty mẹ hoạt động trong ngành nghề đặc thù, liên quan đến xuất nhập khẩu, công nghiệp, năng lượng…

Hình thức nộp:

• Trực tiếp tại cơ quan cấp phép.
• Gửi qua đường bưu điện.
• Nộp trực tuyến (tùy từng địa phương).

Bước 3: Cơ quan cấp phép thẩm định hồ sơ

• Cơ quan có thẩm quyền xem xét tính hợp lệ của hồ sơ trong vòng 07 – 10 ngày làm việc.
• Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
• Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan cấp phép sẽ thông báo bằng văn bản để điều chỉnh, bổ sung.

Thời gian xử lý thông thường:

• 07 – 10 ngày làm việc nếu hồ sơ đầy đủ.
• 15 – 30 ngày làm việc nếu cần bổ sung, sửa đổi.

Bước 4: Khắc dấu và công bố thông tin văn phòng đại diện

• Sau khi được cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần tiến hành khắc dấu tại cơ quan công an hoặc đơn vị có thẩm quyền.
• Văn phòng đại diện cần công bố thông tin hoạt động lên Cổng thông tin quốc gia.

Lưu ý:

• Dấu của văn phòng đại diện không bắt buộc nhưng nếu sử dụng thì phải đăng ký mẫu dấu theo quy định.

Bước 5: Mở tài khoản ngân hàng và kê khai thuế ban đầu

Mở tài khoản ngân hàng:

• Văn phòng đại diện có thể mở tài khoản ngân hàng bằng ngoại tệ và VND tại Việt Nam.
• Tài khoản này dùng để nhận kinh phí từ công ty mẹ phục vụ hoạt động văn phòng đại diện.

Kê khai thuế ban đầu:

• Văn phòng đại diện không phải nộp thuế GTGT, thuế TNDN do không có hoạt động kinh doanh sinh lợi.
• Tuy nhiên, nếu có nhân viên làm việc tại Việt Nam, văn phòng đại diện phải:
  • Đăng ký mã số thuế.
  • Kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho nhân viên.
  • Đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) nếu có nhân viên Việt Nam làm việc chính thức.

Bước 6: Báo cáo hoạt động định kỳ

Sau khi đi vào hoạt động, văn phòng đại diện phải thực hiện các nghĩa vụ báo cáo theo quy định:

• Báo cáo hoạt động hàng năm gửi đến Sở Công Thương hoặc Bộ Công Thương.
• Báo cáo thuế TNCN và BHXH (nếu có nhân viên tại Việt Nam).
• Cập nhật thông tin nếu có thay đổi về địa chỉ, trưởng văn phòng đại diện hoặc nội dung hoạt động.

Lưu ý:

• Nếu vi phạm nghĩa vụ báo cáo, văn phòng đại diện có thể bị xử phạt hành chính hoặc thu hồi giấy phép.

Việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam không chỉ giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động nghiên cứu, quảng bá thương hiệu và kết nối khách hàng. Tuy nhiên, để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, thực hiện đúng quy trình và đáp ứng các điều kiện theo quy định.

Với kinh nghiệm hỗ trợ hàng trăm doanh nghiệp nước ngoài, Kế toán Sao Kim cam kết cung cấp dịch vụ tư vấn và thực hiện thủ tục trọn gói nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm chi phí. Nếu bạn đang có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, hãy liên hệ ngay với Kế toán Sao Kim để được tư vấn chi tiết và đồng hành cùng bạn trong suốt quá trình hoạt động!