Thị trường ngày càng cạnh tranh khốc liệt, việc mở rộng mạng lưới hoạt động thông qua thành lập chi nhánh công ty là chiến lược phổ biến. Chiến lược này giúp doanh nghiệp gia tăng sự hiện diện và tiếp cận khách hàng ở nhiều khu vực. Một chi nhánh hoạt động hiệu quả không chỉ giúp phân bổ nguồn lực hợp lý mà còn góp phần nâng cao hình ảnh và uy tín thương hiệu.
Tuy nhiên, để quá trình này diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần nắm vững quy trình mở chi nhánh cũng như các thủ tục pháp lý liên quan. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin toàn diện về hồ sơ, quy trình, nghĩa vụ thuế và cách quản lý chi nhánh. Cùng tìm hiểu ngay nhé!
Thành lập chi nhánh công ty là gì?
Thành lập chi nhánh công ty là quá trình doanh nghiệp mở rộng phạm vi hoạt động bằng cách thiết lập một đơn vị phụ thuộc tại địa bàn khác ngoài trụ sở chính. Chi nhánh có thể thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng kinh doanh của doanh nghiệp mẹ, tùy thuộc vào sự ủy quyền và ngành nghề đã đăng ký.
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh không có tư cách pháp nhân riêng nhưng được phép ký kết hợp đồng, phát hành hóa đơn, và chịu trách nhiệm trong phạm vi được ủy quyền. Do đó, việc thành lập chi nhánh đòi hỏi quy trình đăng ký, cấp phép và quản lý thuế rõ ràng.
Lợi ích khi thành lập chi nhánh công ty
Việc thành lập chi nhánh công ty mang lại nhiều lợi ích chiến lược cho doanh nghiệp:
- Mở rộng thị trường và tiếp cận khách hàng: Chi nhánh giúp doanh nghiệp hiện diện tại các khu vực địa lý mới, tiếp cận gần hơn với khách hàng tiềm năng, từ đó mở rộng thị phần và tăng doanh thu.
- Nâng cao năng lực cạnh tranh: Có mặt ở nhiều địa điểm giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh hơn với thị trường, cung cấp dịch vụ tốt hơn và xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng địa phương.
- Tối ưu hóa hoạt động và giảm chi phí: Thay vì mở một công ty mới hoàn toàn, việc thành lập chi nhánh công ty thường ít tốn kém và đơn giản hơn về mặt pháp lý. Chi nhánh có thể tận dụng hệ thống quản lý, thương hiệu và nguồn lực sẵn có của công ty mẹ.
- Quản lý tập trung: Mặc dù hoạt động tại nhiều địa điểm, nhưng việc quản lý chi nhánh vẫn tập trung dưới sự chỉ đạo của công ty mẹ, giúp duy trì sự thống nhất trong chiến lược và vận hành.
- Tạo thuận lợi cho việc quản lý thuế chi nhánh: Việc hạch toán và nộp thuế chi nhánh có thể được thực hiện theo quy định riêng hoặc tập trung về công ty mẹ, tạo sự linh hoạt trong quản lý tài chính.
Chi nhánh giúp doanh nghiệp hiện diện tại các khu vực địa lý mới, tiếp cận gần hơn với khách hàng tiềm năng.
Hồ sơ đăng ký thành lập chi nhánh công ty năm 2025
Theo quy định, hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh cần có các giấy tờ sau:
- Thông báo về việc đăng ký hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện (Mẫu Phụ lục II-6 Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT).
- Quyết định của chủ sở hữu công ty/Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị về việc thành lập chi nhánh:
- Đối với công ty TNHH một thành viên: Quyết định của chủ sở hữu công ty.
- Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên: Quyết định của Hội đồng thành viên.
- Đối với công ty cổ phần: Quyết định của Hội đồng quản trị và bản sao biên bản họp của Hội đồng quản trị.
- Bản sao hợp lệ Biên bản họp (đối với công ty cổ phần/công ty TNHH hai thành viên trở lên): Nếu điều lệ công ty quy định việc thành lập chi nhánh công ty phải được Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông chấp thuận.
- Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty mẹ.
- Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh:
- Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu đối với công dân Việt Nam.
- Hộ chiếu/Giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương đối với người nước ngoài.
- Văn bản ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của công ty hoặc người đứng đầu chi nhánh): Kèm theo bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý của người được ủy quyền.
>>> Xem thêm: Chi phí thành lập công ty trọn gói 2025: Bảng giá chi tiết và quy trình
Quy trình thành lập chi nhánh công ty
Quy trình mở chi nhánh công ty bao gồm các bước chính sau:
Bước 1: Chuẩn bị thông tin và hồ sơ
- Xác định tên chi nhánh (phải kèm theo tên doanh nghiệp và có từ “chi nhánh”).
- Lựa chọn địa điểm đặt chi nhánh.
- Xác định ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh (phải cùng ngành nghề của công ty mẹ).
- Bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh.
- Chuẩn bị các giấy tờ pháp lý cần thiết.
Bước 2: Soạn thảo hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh
- Điền đầy đủ các biểu mẫu theo quy định.
- Đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của các giấy tờ kèm theo.
Bước 3: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh
- Nộp trực tiếp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi chi nhánh dự định đặt trụ sở.
- Nộp trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn).
Bước 4: Nhận kết quả và thực hiện các thủ tục sau thành lập
- Nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh.
- Khắc dấu pháp nhân của chi nhánh.
- Mở tài khoản ngân hàng (nếu chi nhánh hạch toán độc lập).
- Thực hiện đăng ký kê khai thuế chi nhánh ban đầu.
- Công bố thông tin về việc thành lập chi nhánh công ty.
Bước đầu tiên trong quy trình là chuẩn bị đầy đủ thông tin và hồ sơ pháp lý cần thiết.
Thời gian và lệ phí thành lập chi nhánh công ty
- Thời gian xử lý: Thông thường, trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh. Nếu hồ sơ không hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ thông báo bằng văn bản để doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung.
- Lệ phí: Lệ phí đăng ký doanh nghiệp cho việc thành lập chi nhánh công ty thường là 50.000 VNĐ (có thể thay đổi theo quy định của Bộ Tài chính tại thời điểm 2025).
Các vấn đề về thuế chi nhánh
Một trong những khía cạnh quan trọng nhất khi thành lập chi nhánh công ty là hiểu rõ các quy định về thuế chi nhánh.
Mã số thuế chi nhánh
Khi thành lập chi nhánh công ty, chi nhánh sẽ được cấp mã số đơn vị phụ thuộc. Mã số này là 13 chữ số, trong đó 10 chữ số đầu là mã số doanh nghiệp, 3 chữ số cuối là ký hiệu chi nhánh. Mã số này được sử dụng để kê khai và nộp thuế chi nhánh.
Thuế môn bài (Lệ phí môn bài)
- Đối tượng nộp: Chi nhánh, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp.
- Mức nộp:
- Chi nhánh có doanh thu trên 10 tỷ đồng/năm: 3.000.000 VNĐ/năm.
- Chi nhánh có doanh thu từ 10 tỷ đồng/năm trở xuống: 1.000.000 VNĐ/năm.
- Chi nhánh được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu thành lập chi nhánh công ty.
- Thời hạn nộp: Chậm nhất là ngày 30 tháng 01 hàng năm.
Thuế Giá trị gia tăng (GTGT)
- Kê khai và nộp thuế GTGT tại chi nhánh hạch toán độc lập: Chi nhánh tự kê khai và nộp thuế GTGT tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp chi nhánh.
- Kê khai và nộp thuế GTGT tại chi nhánh hạch toán phụ thuộc:
- Nếu chi nhánh kinh doanh tại địa bàn cấp tỉnh khác nơi đặt trụ sở chính: Nộp hồ sơ khai thuế về trụ sở chính, nhưng nộp tiền thuế vào ngân sách nhà nước tại địa phương nơi có chi nhánh.
- Nếu chi nhánh kinh doanh tại cùng địa bàn cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính: Toàn bộ hoạt động của chi nhánh sẽ được kê khai và nộp thuế tại trụ sở chính.
- Lưu ý: Quy định về thuế chi nhánh liên quan đến GTGT có thể phức tạp tùy thuộc vào đặc thù ngành nghề và cách thức hạch toán. Doanh nghiệp cần tham khảo kỹ các Thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính.
Thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN)
- Kê khai và nộp thuế TNDN tại chi nhánh hạch toán độc lập: Chi nhánh tự kê khai và nộp thuế TNDN tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp chi nhánh.
- Kê khai và nộp thuế TNDN tại chi nhánh hạch toán phụ thuộc:
- Nếu chi nhánh có thu nhập phát sinh tại địa bàn cấp tỉnh khác nơi đặt trụ sở chính: Công ty mẹ khai và nộp thuế TNDN chung cho toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên phải phân bổ số thuế TNDN phải nộp cho từng chi nhánh dựa trên tỷ lệ chi phí hoặc doanh thu phát sinh tại chi nhánh đó. Số tiền thuế phân bổ sẽ được nộp tại địa phương nơi có chi nhánh.
- Nếu chi nhánh kinh doanh tại cùng địa bàn cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính: Toàn bộ hoạt động của chi nhánh được kê khai và nộp thuế TNDN tại trụ sở chính.
Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN)
- Thuế TNCN của người lao động tại chi nhánh sẽ được khấu trừ và kê khai nộp tại cơ quan thuế quản lý chi nhánh nếu chi nhánh hạch toán độc lập.
- Nếu chi nhánh hạch toán phụ thuộc, công ty mẹ có thể thực hiện kê khai và nộp thuế TNCN tập trung tại trụ sở chính cho toàn bộ người lao động (bao gồm cả chi nhánh), hoặc ủy quyền cho chi nhánh kê khai nộp tại địa phương nếu chi nhánh có phát sinh trả thu nhập.
Một trong những khía cạnh quan trọng nhất khi thành lập chi nhánh công ty là hiểu rõ các quy định về thuế chi nhánh.
Những lỗi thường gặp khi thành lập chi nhánh công ty
Doanh nghiệp thường mắc phải các lỗi sau khi thành lập chi nhánh công ty:
- Sai thông tin địa chỉ hoặc ngành nghề: Việc kê khai sai hoặc không đồng nhất với giấy phép kinh doanh sẽ khiến hồ sơ bị trả lại, gây chậm trễ thời gian. Điều này ảnh hưởng đến tiến độ khai trương và hoạt động của chi nhánh.
- Không công bố thông tin đúng thời hạn: Sau khi được cấp phép, doanh nghiệp cần công bố thông tin chi nhánh lên Cổng thông tin quốc gia. Nếu chậm trễ, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính và ảnh hưởng đến uy tín
- Chậm đăng ký thuế chi nhánh: Việc không đăng ký mã số thuế hoặc chậm khai báo khiến chi nhánh không thể xuất hóa đơn và dễ bị xử phạt. Đây là một trong những lỗi phổ biến cần tránh khi mở rộng hoạt động kinh doanh.
- Thiếu quản lý tài chính: Không kiểm soát chặt chẽ dòng tiền, doanh thu và chi phí tại chi nhánh sẽ gây khó khăn khi lập báo cáo tổng hợp cho công ty mẹ. Tình trạng này có thể dẫn đến thất thoát tài chính hoặc sai lệch trong báo cáo thuế.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn thành lập công ty ngành nghề kinh doanh có điều kiện
Quản lý chi nhánh công ty hiệu quả
Để việc quản lý chi nhánh diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp nên áp dụng các giải pháp sau:
- Xây dựng quy chế hoạt động rõ ràng: Cần thiết lập nội quy và quy định chi tiết cho từng bộ phận, quy trách nhiệm cụ thể cho người đứng đầu chi nhánh. Điều này giúp đảm bảo mọi quy trình vận hành được minh bạch và không chồng chéo.
- Áp dụng phần mềm quản lý: Việc sử dụng phần mềm ERP hoặc phần mềm kế toán giúp đồng bộ dữ liệu giữa trụ sở chính và chi nhánh, tránh thất thoát thông tin. Đồng thời, hệ thống này hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho, doanh thu và chi phí theo thời gian thực.
- Kiểm soát tài chính chặt chẽ: Doanh nghiệp cần thường xuyên đối soát báo cáo tài chính, kê khai và nộp thuế chi nhánh đúng hạn. Việc kiểm tra định kỳ cũng giúp phát hiện kịp thời các sai sót hoặc rủi ro tài chính.
- Đào tạo nhân sự: Đầu tư vào các khóa đào tạo nâng cao kỹ năng quản lý, nghiệp vụ kế toán và kiến thức pháp lý cho nhân sự chi nhánh. Đội ngũ được trang bị kiến thức tốt sẽ vận hành hiệu quả hơn và giảm thiểu rủi ro pháp lý.
Xây dựng quy trình quản lý rõ ràng giúp chi nhánh hoạt động đồng bộ với trụ sở chính.
Thành lập chi nhánh công ty là một bước quan trọng trong chiến lược mở rộng hoạt động và khẳng định vị thế trên thị trường. Tuy nhiên, quy trình pháp lý và nghĩa vụ thuế chi nhánh khá phức tạp, đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về luật doanh nghiệp và kế toán.
Nếu doanh nghiệp của bạn cần tư vấn chuyên sâu về quy trình mở chi nhánh, quản lý chi nhánh và thuế chi nhánh, hãy liên hệ ngay Công ty Kế toán Sao Kim. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và dịch vụ trọn gói, Sao Kim sẽ giúp doanh nghiệp thành lập chi nhánh nhanh chóng, đúng pháp luật và tối ưu chi phí. Liên hệ với chúng tôi qua hotline: 0879 299 777 để được tư vấn kịp thời và hoàn toàn miễn phí.
