Trong hoạt động kinh doanh, tài sản cố định (TSCĐ) đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động sản xuất, kinh doanh và tối ưu chi phí đầu tư. Do đó, việc thực hiện kế toán tài sản cố định đúng quy định, minh bạch và đầy đủ quy trình không chỉ giúc doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn góp phần gia tăng hiệu quả hoạt động tài chính.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết về quy trình, cách tính khấu hao TSCĐ, quản lý TSCĐ và các thủ tục mua bán TSCĐ trong doanh nghiệp.
Khái niệm và phân loại tài sản cố định
Để thực hiện kế toán tài sản cố định hiệu quả, trước hết cần hiểu rõ TSCĐ là gì và được phân loại như thế nào.
Khái niệm
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS 03), tài sản cố định là những tư liệu lao động có giá trị lớn và thời gian sử dụng lâu dài, tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh mà vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu.
Các tiêu chuẩn ghi nhận một tài sản là TSCĐ theo quy định hiện hành (Thông tư 45/2013/TT-BTC và Thông tư 23/2023/TT-BTC):
- Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó.
- Nguyên giá TSCĐ phải được xác định một cách đáng tin cậy.
- Có thời gian sử dụng ước tính trên 1 năm.
- Có giá trị từ 30.000.000 đồng trở lên. (Lưu ý: Đối với doanh nghiệp siêu nhỏ, ngưỡng giá trị này có thể khác theo quy định riêng).
Phân loại tài sản cố định
TSCĐ thường được phân loại thành hai nhóm chính:
- Tài sản cố định hữu hình: Là những tư liệu lao động có hình thái vật chất cụ thể, có khả năng mang lại lợi ích kinh tế trong nhiều chu kỳ kinh doanh. Ví dụ: Nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ quản lý, vườn cây lâu năm, súc vật làm việc/cho sản phẩm.
- Tài sản cố định vô hình: Là những tài sản không có hình thái vật chất, nhưng có thể xác định được giá trị và mang lại lợi ích kinh tế trong nhiều chu kỳ kinh doanh. Ví dụ: Quyền sử dụng đất (đất có thu tiền sử dụng đất), bằng phát minh sáng chế, nhãn hiệu thương mại, phần mềm máy tính, quyền tác giả, giấy phép, bí quyết công nghệ.
Hiểu rõ phân loại giúp việc kế toán tài sản cố định và tính khấu hao TSCĐ được chính xác theo từng đặc điểm tài sản.
Quy trình ghi nhận tài sản cố định bắt đầu từ việc xác định nguyên giá và lập hồ sơ pháp lý đầy đủ.
Quy trình kế toán tài sản cố định
Một quy trình kế toán tài sản cố định đầy đủ, chuẩn mực bao gồm các bước sau:
1. Kế toán tăng tài sản cố định
TSCĐ có thể tăng do mua sắm, tự xây dựng, tự chế, thuê tài chính, nhận góp vốn liên doanh, nhận cấp phát, nhận biếu tặng. Dù bằng hình thức nào, việc ghi nhận nguyên giá là cực kỳ quan trọng.
- Xác định nguyên giá:
- TSCĐ mua sắm: Nguyên giá là giá mua (trên hóa đơn) cộng các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng (chi phí vận chuyển, lắp đặt, chạy thử, lệ phí trước bạ…). Trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá.
- TSCĐ tự xây dựng/tự chế: Nguyên giá là toàn bộ chi phí thực tế đã chi ra để có được TSCĐ đó (chi phí nguyên vật liệu, nhân công, chi phí chung, chi phí lắp đặt, chạy thử…).
- TSCĐ được cấp/biếu/tặng: Nguyên giá là giá trị hợp lý của tài sản tại thời điểm nhận.
- Lập hồ sơ tài sản cố định: Bao gồm biên bản giao nhận TSCĐ, hóa đơn, chứng từ thanh toán, các hợp đồng mua bán/xây dựng, giấy tờ liên quan đến quyền sở hữu.
- Ghi sổ kế toán:
- Ghi tăng nguyên giá TSCĐ vào tài khoản loại 2 (Tài sản cố định hữu hình 211, Tài sản cố định vô hình 213).
- Đồng thời, ghi giảm các tài khoản liên quan (tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải trả người bán…).Mở thẻ TSCĐ chi tiết cho từng tài sản.
2. Kế toán giảm tài sản cố định
TSCĐ giảm do thanh lý, nhượng bán, điều chuyển nội bộ, góp vốn liên doanh, hoặc do mất mát. Thủ tục mua bán TSCĐ (trong trường hợp nhượng bán) cần đặc biệt lưu ý.
- Xác định nguyên nhân và làm các thủ tục cần thiết:
- Thanh lý/nhượng bán: Lập biên bản thanh lý/nhượng bán, hợp đồng mua bán, hóa đơn giá trị gia tăng (nếu có).
- Mất mát: Lập biên bản kiểm kê, xác định rõ nguyên nhân.
- Ghi sổ kế toán:
- Ghi giảm nguyên giá TSCĐ.
- Ghi giảm giá trị hao mòn lũy kế (tài khoản 214).
- Xác định phần giá trị còn lại của TSCĐ (Nguyên giá – Giá trị hao mòn lũy kế). Phần giá trị còn lại này, cùng với chi phí thanh lý/nhượng bán (nếu có), được ghi nhận vào chi phí khác (811).
- Thu nhập từ thanh lý/nhượng bán (nếu có) được ghi nhận vào thu nhập khác (711).
- Xóa thẻ TSCĐ.
3. Kế toán khấu hao tài sản cố định
Khấu hao TSCĐ là việc phân bổ một cách có hệ thống giá trị phải khấu hao của TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo thời gian sử dụng hữu ích của tài sản đó.
- Xác định thời gian sử dụng hữu ích: Dựa vào khung thời gian sử dụng quy định của Bộ Tài chính và đặc điểm sử dụng thực tế của tài sản tại doanh nghiệp.
- Chọn phương pháp khấu hao: Có 3 phương pháp phổ biến:
- Khấu hao đường thẳng: Mức khấu hao hàng năm không đổi. Công thức: Mức khấu hao hàng năm = Nguyên giá / Thời gian sử dụng hữu ích. Đây là phương pháp phổ biến và đơn giản nhất, được áp dụng cho hầu hết các loại TSCĐ.
- Khấu hao theo số dư giảm dần có điều chỉnh: Mức khấu hao giảm dần theo thời gian. Áp dụng cho các TSCĐ trực tiếp liên quan đến sản xuất kinh doanh, có giá trị lớn và hao mòn nhanh.
- Khấu hao theo số lượng, khối lượng sản phẩm: Mức khấu hao phụ thuộc vào số lượng sản phẩm sản xuất được hoặc khối lượng công việc hoàn thành. Áp dụng cho các TSCĐ mà việc sử dụng gây hao mòn nhiều hơn theo thời gian.
- Ghi sổ khấu hao:
- Hàng tháng/quý/năm, tính toán mức khấu hao TSCĐ.
- Ghi nhận chi phí khấu hao vào tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh (623, 627, 641, 642…).
- Ghi tăng giá trị hao mòn lũy kế của TSCĐ (tài khoản 214).
Lưu ý: Nguyên tắc trọng yếu trong kế toán tài sản cố định cho phép một số tài sản có giá trị nhỏ nhưng thời gian sử dụng trên 1 năm không bắt buộc phải tính khấu hao mà ghi nhận vào công cụ dụng cụ và phân bổ.
>>> Xem thêm: Xây dựng hệ thống kế toán doanh nghiệp chuẩn và hiệu quả 2025
Quản lý tài sản cố định hiệu quả
Việc quản lý TSCĐ không chỉ dừng lại ở các nghiệp vụ kế toán mà cần một chiến lược toàn diện để tối ưu hóa hiệu suất và tuổi thọ tài sản.
1. Lập sổ và thẻ theo dõi TSCĐ chi tiết
- Mỗi TSCĐ cần có một thẻ TSCĐ riêng biệt, ghi đầy đủ thông tin: tên, mã số, ngày mua, nguyên giá, thời gian sử dụng, phương pháp khấu hao, bộ phận sử dụng, tình trạng.
- Sổ TSCĐ tổng hợp và chi tiết giúp theo dõi toàn bộ quá trình sử dụng, bảo trì, sửa chữa, nâng cấp của từng tài sản.
- Sử dụng phần mềm kế toán chuyên dụng để quản lý TSCĐ giúp tự động hóa việc theo dõi, tính toán và lập báo cáo.
2. Kiểm kê và đánh giá lại TSCĐ định kỳ
- Kiểm kê TSCĐ: Thực hiện định kỳ (cuối năm tài chính) để đối chiếu số liệu trên sổ sách với thực tế, phát hiện thừa thiếu, hư hỏng.
- Đánh giá lại TSCĐ: Khi có biến động lớn về giá thị trường hoặc theo quy định của Nhà nước. Việc đánh giá lại cần tuân thủ các chuẩn mực kế toán và thông tư hướng dẫn.
3. Bảo trì, sửa chữa và nâng cấp TSCĐ
- Lập kế hoạch bảo trì định kỳ, sửa chữa kịp thời để kéo dài tuổi thọ của TSCĐ, đảm bảo hoạt động ổn định.
- Chi phí sửa chữa lớn, nâng cấp TSCĐ có thể được ghi tăng nguyên giá TSCĐ hoặc phân bổ vào chi phí theo từng trường hợp cụ thể.
- Việc quản lý TSCĐ tốt bao gồm việc tối ưu hóa chi phí bảo trì và nâng cấp.
4. Khai thác và sử dụng hiệu quả
- Đảm bảo TSCĐ được sử dụng đúng mục đích, tối đa công suất, tránh lãng phí hoặc sử dụng sai quy định.
- Theo dõi hiệu suất hoạt động của TSCĐ để đánh giá mức độ đóng góp vào hoạt động sản xuất kinh doanh.
Theo dõi và cập nhật thông tin tài sản cố định định kỳ giúp kiểm soát tốt tình trạng và hiệu suất sử dụng
Thủ tục mua bán tài sản cố định
Thủ tục mua bán TSCĐ là một phần quan trọng trong kế toán tài sản cố định, đặc biệt khi doanh nghiệp cần thay thế, thanh lý hoặc nhượng bán tài sản không còn phù hợp.
Thủ tục mua TSCĐ
- Lập kế hoạch và duyệt mua: Xác định nhu cầu, lập dự toán, trình ban giám đốc phê duyệt.
- Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp: Đàm phán giá cả, điều kiện giao hàng, bảo hành.
- Ký kết hợp đồng mua bán: Hợp đồng cần ghi rõ thông tin các bên, đối tượng TSCĐ, giá cả, phương thức thanh toán, thời gian giao nhận, điều khoản bảo hành, xử lý tranh chấp.
- Thực hiện thanh toán: Chuyển khoản hoặc tiền mặt theo thỏa thuận.
- Tiếp nhận TSCĐ: Kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách theo hợp đồng. Lập biên bản giao nhận TSCĐ.
- Lắp đặt, chạy thử (nếu có): Chi phí phát sinh được tính vào nguyên giá.
- Hoàn tất hồ sơ: Hóa đơn VAT, chứng từ thanh toán, biên bản giao nhận, hợp đồng mua bán.
- Ghi tăng TSCĐ trên sổ sách kế toán.
Thủ tục bán/thanh lý/nhượng bán TSCĐ
- Xác định lý do bán/thanh lý: Hết hạn sử dụng, hỏng hóc không sửa chữa được, không còn phù hợp với nhu cầu sản xuất kinh doanh, bán tài sản không cần dùng.
- Thành lập Hội đồng thanh lý/định giá: Đối với TSCĐ có giá trị lớn, cần thành lập hội đồng để đánh giá tình trạng, xác định giá bán/giá thanh lý.
- Tìm kiếm đối tác mua/thu hồi: Đăng tin, đấu giá hoặc liên hệ trực tiếp.
- Ký kết hợp đồng mua bán/thanh lý: Ghi rõ đối tượng, giá bán, điều kiện giao nhận, thanh toán.
- Xuất hóa đơn GTGT (nếu có): Đối với TSCĐ đã qua sử dụng, có thể áp dụng mức thuế GTGT riêng hoặc không chịu thuế tùy loại tài sản và quy định.
- Bàn giao TSCĐ và thu tiền: Lập biên bản bàn giao.
- Xóa sổ TSCĐ trên sổ sách kế toán.
- Lưu giữ hồ sơ: Hợp đồng mua bán, biên bản thanh lý, hóa đơn, chứng từ thu tiền.
Lưu ý: Đối với việc bán TSCĐ cho cá nhân hoặc doanh nghiệp khác, cần tuân thủ chặt chẽ các quy định về hóa đơn, chứng từ và kê khai thuế để tránh sai sót.
>>> Xem thêm: Xu hướng chuyển đổi số trong lĩnh vực kế toán tài chính 2025
Kế toán tài sản cố định là nghiệp vụ kế toán quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ tài sản. Từ đó đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính và tối ưu chi phí sử dụng tài sản. Việc hiểu rõ quy trình, áp dụng đúng phương pháp khấu hao và sử dụng phần mềm quản lý hiện đại sẽ giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả hoạt động và tuân thủ tốt các quy định pháp lý.
Nếu bạn đang cần tư vấn chuyên sâu hoặc triển khai hệ thống kế toán tài sản cố định bài bản, hãy liên hệ Công ty Kế Toán Sao Kim. Chúng tôi tự hào khi là đơn vị với 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán doanh nghiệp. Liên hệ ngay hotline: 0879 299 777 để được hỗ trợ tận tâm và kịp thời.
